Privacyverklaring betreffende de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Hubo hecht grote waarde aan de correcte verwerking van de persoonsgegevens van haar sollicitanten conform de wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe Hubo de persoonsgegevens van sollicitanten (daarin begrepen kandidaat-uitzendkrachten) verwerkt in het kader van haar activiteiten. 

De verantwoordelijke van de verwerking is Hubo België NV, met zetel te 2160 Wommelgem, Koralenhoeve 35, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Antwerpen, afdeling Antwerpen, onder ondernemingsnummer 0411.982.457 (hierna “Hubo” of “wij” genoemd). Indien u solliciteert bij een van de verbonden ondernemingen van Hubo is de verwerkingsverantwoordelijke de onderneming die vermeld wordt in de vacature.

De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken betreffen onder meer, doch zijn niet beperkt tot:

Voor sollicitanten:

• persoonlijke (contact)gegevens, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, etc.;
• persoonlijke bijzonderheden, zoals geslacht, geboortedatum, etc.
• elektronische identificatiegegevens, zoals uw e-mailadres;
• cv's en/of motivatiebrieven, referenties en interviewnota’s;
• academisch curriculum;
• loon, onkostenvergoedingen, voordelen alle aard, bonussen en andere vergoedingen, zoals maaltijdcheques, internet en/of GSM-abonnement, bedrijfswagen ,etc.;
• professionele ervaring;
• huidige en vorige beroepsactiviteiten;
• beroepsbekwaamheid, zoals behaalde diploma’s en getuigschriften, etc.;
• licenties, toelatingen en vergunningen, etc.;
• psychische beschrijvingen, zoals bepaalde karaktereigenschappen die u zichzelf toedicht;
• arbeidskaart en verblijfsstatuut (indien van toepassing);
• andere gegevens die u vrijwillig (uit eigen beweging) aan ons zou bezorgen (zoals bijvoorbeeld uw afbeelding);
• …

Voor kandidaat-uitzendkrachten:

• persoonlijke (contact)gegevens, zoals naam, voornaam, adres, etc.;
• persoonlijke bijzonderheden, zoals geslacht, geboortedatum, etc.
• gegevens betreffende de tewerkstelling zoals cv's, motivatiebrieven, referenties en interviewnota’s;
• psychische beschrijvingen, zoals bepaalde karaktereigenschappen die u zichzelf toedicht;
• huidige en vorige beroepsactiviteiten;
• academisch curriculum;
• professionele ervaring;
• loon en onkostenvergoedingen;
• beroepsbekwaamheid, zoals behaalde diploma’s en getuigschriften, etc.;
• licenties, toelatingen en vergunningen, etc.;
• gegevens contactpersoon in nood;
• andere gegevens die door u aan het interimkantoor en vervolgens door het interimkantoor aan ons zouden worden bezorgd.

In principe ontvangen wij de persoonsgegevens rechtstreeks van u als sollicitant. Voor kandidaat-uitzendkrachten ontvangen wij de persoonsgegevens van het interimkantoor. Indien u solliciteert via de tussenkomst van een rekruteringskantoor hebben wij, in eerste instantie, uw persoonsgegevens ontvangen van het betrokken rekruteringskantoor. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden (bijvoorbeeld referenties van door u opgegeven personen). Tot slot kunnen wij in het kader van de sollicitatieprocedure ook zelf persoonsgegevens genereren (zoals bijvoorbeeld eigen interviewnotities, testresultaten, etc.). 

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure voor de volgende doeleinden:

• bepalen van uw geschiktheid voor indienstneming/tewerkstelling;
• de naleving van de toepasselijke arbeids- en/of de sociale zekerheids- en sociale beschermingsregelgeving;
• andere doeleinden die redelijkerwijs relevant zijn voor uw eventuele indienstneming/tewerkstelling;
• de opname van uw kandidatuur 

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Contract/precontractuele fase: wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de beoordeling van het (al dan niet) afsluiten van een arbeidsovereenkomst (kandidaat-werknemers);
• Gerechtvaardigd belang: wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de beoordeling van het (al dan niet) afsluiten van een interimovereenkomst (kandidaat-uitzendkrachten);
• Wettelijke verplichtingen in het kader van de arbeids- en/of de sociale zekerheids- en sociale beschermingsregelgeving of bijvoorbeeld in het kader van de immigratiewetgeving; 
• Toestemming: zoals voor gegevens die u uit eigen beweging (ongevraagd) aan ons bezorgt of in het kader van de wervingsreserve;
• op basis van andere verwerkingsgronden zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wij kunnen, binnen de grenzen van de toepasselijke wet-of regelgeving, uw persoonsgegevens, onder meer delen met:

• onze dienstverleners (onder andere onze IT- en sociaalrechtelijke dienstverleners);
• onze werknemers en medewerkers; 
• en andere partijen (inclusief andere entiteiten van Hubo) die uw persoonsgegevens nodig hebben. 

In ieder geval zullen we niet meer persoonsgegevens vrijgeven dan onder de omstandigheden vereist is.

Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen met het oog op:

• de beperking van de toegang tot persoonsgegevens;
• het waarborgen van  de juistheid van de gegevens;
• de beveiliging van de persoonsgegevens (via passende technische maatregelen rekening houdend met de stand van de techniek, de daaraan verbonden kosten en de risico’s van de verwerking, zoals anti-virussoftware, firewalls, encryptie, gebruik van en verzending via beveiligde verbindingen, etc.);
• het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens;
• het verhinderen, opsporen en verhelpen van datalekken (zijnde accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, verstrekking van of toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens), dit alles in de mate van het mogelijke.

Uw persoonsgegevens worden gedurende de hierna volgende termijnen bewaard:

• Voor niet-weerhouden sollicitanten: tot 12 maanden nadat wij u meegedeeld hebben dat uw sollicitatie niet werd weerhouden (behoudens indien u ermee akkoord bent gegaan om opgenomen te worden in onze wervingsreserve (zie verder));
• Voor weerhouden sollicitanten: uw sollicitatiegegevens worden toegevoegd aan uw personeelsdossier. Verdere informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens vindt u terug in de privacy statement voor personeelsleden die aan u werd bezorgd naar aanleiding van uw indienstneming;
• Voor niet-weerhouden kandidaat-uitzendkrachten: tot 12 maanden nadat wij uw interimkantoor geïnformeerd hebben over het niet weerhouden van uw profiel;
• Voor weerhouden kandidaat-uitzendkrachten: tot 12 maanden na het einde van uw tewerkstelling;
• Voor sollicitanten opgenomen in onze wervingsreserve: tot 1 jaar te rekenen vanaf de registratie in onze wervingsreserve (behoudens indien u ermee akkoord bent gegaan om opgenomen te worden in onze wervingsreserve (zie verder) tenzij de wet, uitdrukkelijk of impliciet, een langere periode of een kortere periode voorschrijft of wanneer er sprake is van een hangende gerechtelijke procedure of inspectie, gedurende dewelke wij uw gegevens verder dienen te verwerken. 

Conform de toepasselijke wetgeving hebt u de volgende rechten die u kosteloos kan uitoefenen:

• het recht om uw gegevens en de essentiële informatie met betrekking tot de verwerking te raadplegen en er toegang toe te krijgen;
• het recht om te vragen om uw gegevens te corrigeren of, indien nodig, te schrappen onder de voorwaarden bepaald in artikel 17 van de AVG;
• het recht om u te verzetten tegen de verwerking van de gegevens die op u betrekking hebben in bepaalde specifieke gevallen zoals beschreven in artikel 21 van de AVG, met inbegrip van verwerking ten behoeve van direct marketing; in dat geval zullen wij uw gegevens niet meer verwerken, tenzij om legitieme en dwingende redenen die zwaarder wegen dan uw belangen en rechten en vrijheden of als de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• het recht om u te verzetten tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering, onder de voorwaarden bepaald in artikel 22 van de AVG;
• het recht te vragen om de verwerking te beperken, in bepaalde gevallen zoals uiteengezet in artikel 18 van de AVG en met name wanneer u de juistheid van de gegevens betwist, gedurende een periode die ons de mogelijkheid biedt om de juistheid van die gegevens te controleren;
• het recht uw persoonsgegevens te ontvangen in een vorm waardoor ze overdraagbaar zijn, met name om ze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, onder de voorwaarden bepaald in artikel 20 van de AVG en, indien dit technisch mogelijk is, om te verkrijgen dat de gegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke aan de andere worden overgedragen;
• het recht op transparantie (recht om in een klare en begrijpelijke taal geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens) zoals bepaald in artikel 13 en 14 van de AVG;
• het recht om uw eerder gegeven toestemming terug in te trekken;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
• het recht om klachten te uiten bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. 

Wij dienen u erop te wijzen dat deze rechten niet altijd absoluut zijn, dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn of zelfs wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens verder te verwerken en dat wij derhalve niet steeds (volledig) aan uw verzoek kunnen tegemoetkomen. In dat geval zullen wij u hierover informeren.

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen of indien u vragen hebt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken,  neem dan contact met ons op via mail, gericht aan [email protected].